Odabir knjigovodstvene agencije koja će voditi računa o administrativnim i finansijskim aspektima vašeg preduzeća naizgled može delovati lako. Danas postoji toliko knjigovodstvenih agencija, kao pečuraka nakon kiše – a možda i više. Međutim, niko vam ne daje instrukcije kako odabrati agenciju koja svoj posao vrši savesno i ažurno.
Nažalost, koliko je kvalitetan rad knjigovođa koje ste angažovali ne možete znati odmah – ne postoji test period. U kvalitet pružene usluge ćete imati uvid tek nakon nekoliko meseci, naročito ukoliko nemate dovoljno znanja u ovom polju, a za to vreme mogu se odigrati greške koje će ozbiljno ugroziti i unazaditi vaše poslovanje.
Kako ne biste skupo platili poverenje koje ste poklonili pogrešnoj agenciji, u nastavku ćemo pokušati da vam pojasnimo tri najčešće greške koje se potkradaju, odnosno tri faktora na koje treba da obratite pažnju kada birate knjigovodstvenu agenciju za vašu firmu.
1. Obratite pažnju na cebu knjigovodstvenih usluga
Skupo nije uvek nužno i dobro, to već znate, za ne? Ovo pravilo je primenjivo i na oblast knjigovodstva. Nema potrebe da preplaćujete uslugu i da mislite da ste tim korakom na dobitku. To, naravno, ne znači ni da treba da odaberete najjeftinije na tržištu, kako ne biste poverili osetljive informacije o vašem poslovanju nedovoljno stručnoj osobi.
Nikada nemojte angažovati knjigovodstvenu agenciju koja usluge naplaćuje po satu. Vi nikada nećete znati koji iznos plaćate na kraju meseca, jer nema načina da proverite koliko je tačno vremena radio na vašim poslovima. U početku ćete sigurno plaćati manji iznos, a on će se vremenom povećavati, iako je obim vašeg posla sve vreme isti. Vaša knjigovodstvena agencija treba da bude plaćena za rezultat, koji je izvestan i vidljiv, a ne za utrošeno vreme.
Ne pristajte na paket aranžmane knjigovodstvenih usluga. Neke agencije u ponudi imaju paket aranžmane koji podrazumevaju različite usluge iz domena knjigovodstva. Možda ćete čak videti bronzane, srebrne, zlatne i platinaste pakete, ali ma koliko to glamurozno zvučalo, zaobiđite ih. Svaki biznis ima specifične potrebe i ni dva biznisa unutar iste niše ne moraju biti u istom paketu. Možete uzeti slabiji paket pa doplaćivati na kraju meseca ili jači, a da ne koristite veći deo usluga koji se nalaze u njegovom sklopu.
Pravi izbor je cena koja je prilagođena vašem poslovanju. Nakon što knjigovodstvena agencija proceni vrstu i količinu usluga koje su vam potrebne, proceniće cenu – naravno, ako razgovarate sa pouzdanim profesionalcima.
2. Procenite knjigovodstvenu agenciju
Knjigovodstvena agencija će imati pristup najosetljivijim podacima o vašem poslovanju, koji su strogo poverljivi, zato želite da dobro procenite s kim imate posla. Morate imati potpuno poverenje u vašeg knjigovođu i biti sigurni da svoj posao izvršava odgovorno.
Kako biste maksimalno zaštitili svoje interese izbegavajte pojedince koji rade sami od kuće. Ne kažemo da nisu savesni, ali nijedan freelancer ne radi samo sa jednim klijentom, a više klijenta znači i moguću zatrpanost poslom, što znači da bi vaše poslovanje moglo da trpi.
Pokušajte da izbegnete i CPA firme, jer iako imaju profesionalne knjigovođe one naplaćuju enormno visoke sume za svoje usluge. CPA firme su velike i hladne – nema personalizovanog odnosa prema klijentima. Imaćete osećaj da se obraćate agentu call centra da reši vaš poverljivi problem i neće vam biti najprijatnije.
Nema potrebe za međunarodnim knjigovodstvenim agencijama – nisu jeftinije, a ne poznaju zakone koji su na snazi u Republici Srbiji podjednako dobro kao domaće firme. Izgubićete mnogo novca i mnogo vremena za osrednju, a skupu uslugu.
Najbolja opcija je da angažujete pouzdanu knjigovodstvenu agenciju iz zemlje, koja ima zaposlen tim iskusnih knjigovođa. Ovakve agencije imaju prisniji odnos sa klijentima, iako vrlo profesionalan – moći ćete da im se poverite, ispričate nedoumice i brige vezane za poslovanje, poslovne ciljeve i sl.
3. Procenite način rada knjigovodstvene agencije
Odvojite vreme da intervjuišete vaše buduće knjigovođe i proverite koliko su fleksibilni, odnosno koliko će biti u stanju da zadovolje vaše potrebe.
Izbegavajte knjigovođe koji dolaze u vaše poslovne prostorije da rade. Iako se nekada radilo po ovom modelu uveliko je prevaziđen (bar bi trebalo da bude) i predstavlja maltretiranje za vas i članove vašeg tima.
Vaša knjigovodstvena agencija treba da bude transparentna i da vam omogući pristup svim podacima u koje želite da imate uvid. Ako knjigovođa sve informacije drži za sebe i šturo ih deli sa vama to nije dobar znak.
Pitajte da li vaš knjigovođa koristi napredne programe za obračune i obradu podataka. Želite tehnološki pismenu osobu koja ide u korak sa inovacijama u ovom području. Ako knjigovođa ne poznaje nove standarde i ne koristi nove softverske programe potražite bolju opciju.
Zaključak
Ako se budete vodili gorenavedenim pravilima, ne bi trebalo da imate poteškoća u odabiru knjigovodstvene agencije koja će voditi računa o vašem poslovanju. Obratite pažnju na cenu, način rada i transparentnost u odnosu prema vama. Ako su sva tri faktora zadovoljavajuća to bi trebalo da bude dobar znak za početak saradnje!