Organizovati poslovni skup danas, bilo da je reč o seminaru, sastanku ili kongresu, od izuzetnog je značaja za sve uspešne ljude koji žele da steknu nova znanja od iskusnih kolega, da razmena mišljenja na neku temu, da se umreže ili da pronađu potencijalne partnere. Zato je vrlo važno da procesu organizacije pristupite odgovorno i savesno baš kao što pristupate i vašem poslu. Što kvalitetniju organizaciju napravite, veći su izgledi da ćete privući i sjajne, poslovne ljude koji će događaj ulepšati znanjem, koje predstavlja jedino ono, što vam niko ne može oduzeti- zato i jeste dragoceno, a opet nema cenu.
Kao što je lepo da znanje posedujete, lepo je i da svoja iskustva podelite sa svim učesnicima događaja, jer samo kroz razmenu ideja i nesebičnim prenošenjem znanja, može se izgraditi nešto veliko. Imajte to uvek na umu, jer znanje samo tada ima upotrebnu vrednost- ono se deljenjem umnožava.
U nastavku teksta, sledite nas jer otkrivamo par saveta kako da organizujete za vas važan poslovni događaj.
- Razmislite o svrsi konferencije
Razmislite o tome koja je vaša ciljna grupa i šta želite da postignete, da li je svrha razmena znanja, želite li sebi da “utabate” put za sticanje veza u određenoj industriji ili je vaš cilj prikupljanje sredstava za finansiranje vama važnog projekta. Imajte na umu da je za organizaciju neophodan određen budžet i odličan marketing, ali i adekvatan kadar sa izuzetnim komunikacijskim i prezentacionim veštinama. Kada znate svrhu, onda znate i koju vrstu ljudi treba da pozovete, kakvu salu i ketering da planirate, ali i ostale bitne detalje poput agende konferencije.
- Datum, jedna od glavnih stavki prilikom organizacije
Zašto je datum bitan? Zato što njime pokazujete koliko ste posvećeni organizaciji događaja. Nećete ostaviti dobar utisak ukoliko najavite događaj koji se održava za par dana. Prvo- neozbiljno deluje jer učesnicima sastanka neće biti jasno kako ste sve uspeli da pripremite za kratko vreme, a uz to i vi sami kao organizator možete doći u problem da sve rešavate u “5 do 12.” Zato je najbolje da događaj planirate mesecima unapred, da na vreme rezervišete konferencijsku salu i da samim tim budete sigurni da će najveći broj ljudi moći da mu prisustvuje. Ljudi vole da planiraju svoje vreme, ali u moru svojih poslovnih i privatnih obaveza mogu zaboraviti na važan datum, zato ih podsetite u vidu e-mail-a ili na drugi, vama dopadljiv način, kada se događaj bude približio.
Precizirajte koliko vremenski događaj traje i nemojte ga zakazivati u vreme praznika ili vikendom kada svi žele da budu sa svojim porodicama i da se odmore, već u toku radne nedelje. Bitno je i da se raspitate kada se održavaju drugi važni seminari, kako ne biste došli u situaciju da ljudi biraju gde da dođu, u interesu vam je da baš vas odaberu ali i da nemaju nelagodu što su propustili i neku drugu važnu temu koja ih takođe zanima.
- Izbor konferencijske sale
Prilikom izbora konferencijske sale, treba da imate na umu koliko gostiju je na spisku ali i kakvim tehničkim rešenjima sala raspolaže-kakve projektore poseduje, internet i ozvučenje što može biti bitan eliminacioni faktor. Velike sale poput Štark Arene mogu da prime do 20.000 gostiju i mogu biti namenjenje i za velike poslovne događaje, dok manje poput Belexpo centra mogu primiti do 2.500 ljudi čime su idealne za manje skupove. Raspitajte se odakle vaši gosti dolaze, da li sala ima obezbeđen parking, jer sigurno ne želite da ljudi kasne jer gube vreme tražeći parking. Saznajte i koliko je sala udaljena od centra grada i od aerodroma, kako biste na vreme mogli da organizujete prevoz do određene sale- time pokazujete koliko vam je stalo da se učesnici komforno i lagodno osećaju.
- Potrudite se da atmosfera bude opuštena
Svesni smo činjenice koliko brzo živimo, ni ne okrenemo se, a već je godina prošla. Poslovni događaj bi trebao da bude mesto gde će ljudi doći, čuti nešto lepo i korisno što mogu da primene na svoj biznis, gde će pojesti lepu hranu i imati “čašicu razgovora” sa kolegama koje možda nemaju priliku često da sreću. To je idealno vreme da se proćaska o važnim odlukama, jer tada niste na formalnom sastanku sa direktorom ili vlasnikom kompanije, te ćete moći sa dozom opuštenosti da pregovarate. Složićete se da tamo gde nema tenzije-brže i lakše se donose odluke i sklapaju saradnje.
Koliko je bitno da uspešno poslujete, toliko je i bitno da s vremena na vreme organuzuje bitne događaje kako biste uvećali kako vaše znanje, tako i zaradu. Zato na vreme počnite sa planiranjem a mi smo vam na raspolaganju za sve savete koji će faktor stresa oko organizacije svesti na najmanju moguću meru. Ne oklevajte, kontaktirajte nas da zajedno osmislimo konferenciju o kojoj će se još dugo pričati.
